Autentica di copia di documenti

CHI PUO' RICHIEDERLA

Tale dichiarazione può essere presentata da qualsiasi cittadino interessato, al quale sia stato richiesto di presentare uno specifico documento (che certifichi l’esistenza di stati, fatti o qualità personali dell’interessato contenuti in albi, elenchi o registri pubblici) da parte di pubbliche amministrazioni o di soggetti privati.
Tale dichiarazione è resa dunque, nelle forme e nei modi previsti dalla legge, nei confronti della pubblica amministrazione che è tenuta ad accettarla e nei confronti di soggetti privati, qualora questi decidano di accettarla.

CHI PUO' EFFETTUARLA

La dichiarazione con cui si attesta che la copia di un documento è conforme al documento originale può essere validamente effettuata:
- da un pubblico ufficiale ovvero da un notaio, cancelliere, segretario comunale o altro funzionario incaricato dal sindaco (art. 18, comma 2 , e art. 20, comma 3, D.P.R. n. 445/2000);
- dal cittadino interessato nei casi e nei modi previsti dalla legge (art. 19 , D.P.R. n. 445/2000).

La dichiarazione di conformità all’originale è la dichiarazione resa da un pubblico ufficiale e in taluni limitati casi dal cittadino interessato, nei modi previsti dalla legge, con cui si attesta che la copia di documento è conforme al documento originale.

Tale dichiarazione presuppone l’esistenza di un documento originale e ha la funzione di semplificare la presentazione di documenti da parte dell’interessato che non possa o non intenda presentarli in originale alla pubblica amministrazione o ai soggetti privati che ne facciano richiesta. Le copie dichiarate conformi hanno la stessa validità dei documenti originali e possono sostituirli ad ogni effetto di legge.

CHE COSA SI PUO' DICHIARARE

Possono essere dichiarate conformi all’originale:
- le copie di atti o documenti, ottenute con qualsiasi procedimento che dia garanzia della riproduzione fedele e duratura dell’atto o del documento (art. 18, comma 1, D.P.R. n. 445/2000);
- le copie di documenti informatici, anche se riprodotti su tipi diversi di supporto (art. 20, comma 1-2, D.P.R. n. 445/2000);
- le copie informatiche di documenti non informatici (art. 20, comma 3, D.P.R. n. 445/2000);
- la copia di atti o documenti conservati o rilasciati da una pubblica amministrazione, di pubblicazioni, di titoli di studio o di servizio ovvero di documenti fiscali che devono essere obbligatoriamente conservati dai privati (art. 19, D.P.R. n. 445/2000).

COME PUO' ESSERE EFFETTUATA

La dichiarazione di conformità all’originale può infatti essere ottenuta in modi diversi, parimenti contemplati e disciplinati dalla legge (art. 18, comma 2 , art. 19  e art. 20, comma 3, D.P.R. n. 445/2000):

• 1) mediante autenticazione della copia di documenti (art. 18, comma 2 , D.P.R. n. 445/2000): il pubblico ufficiale o altro soggetto autorizzato attesta che la copia del documento è conforme al documento originale, con dichiarazione scritta apposta alla fine della copia, la quale deve indicare: la data e il luogo del rilascio, il numero di fogli impiegati, il nome e cognome del pubblico ufficiale, la qualifica rivestita, la propria firma per esteso e il timbro dell’ufficio (art. 18, D.P.R. n. 445/2000).
• 2) mediante dichiarazione sostitutiva di atto di notorietà (art. 19, D.P.R. n. 445/2000): il cittadino interessato attesta che la copia di un atto o di un documento conservato o rilasciato da una pubblica amministrazione, la copia di una pubblicazione ovvero la copia di titoli di studio o di servizio, ovvero dei documenti fiscali che devono essere obbligatoriamente conservati dai privati sia conforme all’originale (art. 19, D.P.R. 445/2000): tale dichiarazione può essere apposta in calce alla copia stessa (art. 19 bis, D.P.R. 445/2000).
• 3) mediante autenticazione della copia informatica di documenti non informatici (art. 20, comma 3, D.P.R. n. 445/2000): il notaio o altro pubblico ufficiale a ciò autorizzato attesta la conformità all’originale della copia su supporto informatico di documenti, formati in origine su supporto cartaceo o, comunque, non informatico. La dichiarazione del notaio o del pubblico ufficiale è allegata alla copia informatica del documento (secondo le regole tecniche di cui all’art. 8, comma 2, D.P.R. n. 445/2000). Le copie dichiarate conformi all’originale sostituiscono, ad ogni effetto di legge, i documenti originali.

Le dichiarazioni di conformità all’originale possono essere effettuate presso gli Uffici anagrafici competenti ovvero presso i soggetti che la legge autorizza espressamente (D.P.R. n. 445/2000). Per ragioni gravi (quali invalidità, malattie, etc.) è possibile autenticare la dichiarazione al domicilio dell’interessato, nei casi previsti dalla legge.

Autentica di copie.

NORME
Art. 18, 19, 20 D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445
Art. 489 Cod. Penale